Wie écht wil bouwen aan vertrouwen en duidelijkheid binnen de organisatie, laat verrassingen achterwege. Elkaar niet verrassen is misschien een open deur, maar blijkt in de praktijk een kunst apart. Juist in het overleg tussen bestuurder en OR is het cruciaal om vooraf helder en gedetailleerd te beschrijven wat je vindt, verwacht en verlangt.

Te vaak blijft een standpunt nog vaag tot het moment van overleg: “Interessant! We nemen het mee...” klinkt dan, maar de werkelijke inhoud raakt ondergesneeuwd. Door vroegtijdig en precies te formuleren wat je belangrijk vindt, leg je het fundament voor een gesprek op inhoud niet op intentie, niet op interpretatie, maar op de kern van de zaak.

Het vraagt voorbereiding, discipline en het lef om je mening vooraf zwart-op-wit te zetten. Daarmee ontstaat een speelveld waarin ieder precies weet waar die aan toe is, en waar ruimte blijft voor nuance en samen zoeken naar de beste oplossing. Informatie die vooraf gedeeld en besproken is, maakt dat niemand verrast wordt door onvoorziene argumenten of plotselinge koerswijzigingen.

Door duidelijk te zijn in woord en schrift, voorkom je dat het overleg verzandt in algemeenheden, dat meningen impliciet blijven of dat het gesprek achter gesloten deuren verdergaat. Transparantie bouwt aan vertrouwen niet alleen tussen bestuurder en OR, maar ook breed in de organisatie.

Stel jezelf telkens deze vraag: Is mijn standpunt helder genoeg geformuleerd, zodat de ander direct weet wat ik bedoel? Is er voldoende detail om niet te verdwalen in interpretaties? De kracht van goed voorbereide, gedeelde standpunten is dat ze het overleg verrijken en de gezamenlijke besluitvorming versnellen.

Als iedereen weet wat de uitgangspunten zijn, verschuift de focus van ‘we nemen het mee’ naar ‘hoe maken we dit samen concreet?’. Het voorkomt teleurstellingen achteraf, maakt het proces van verantwoording transparant en zorgt ervoor dat besluiten sneller én met meer draagvlak worden genomen. Zo ontstaat een organisatiecultuur waarin voorspelbaarheid, respect en resultaat centraal staan precies zoals bedoeld binnen de COE-principes.

Conclusie: Elkaar niet verrassen betekent durven kiezen voor volledige, tijdige en gedetailleerde communicatie. Het is niet alleen een kwestie van fatsoen, maar van visie: wie deze stap zet, legt de basis voor duurzame samenwerking, heldere afspraken en een organisatie waar iedereen écht weet waar die aan toe is.