Vriendelijkheid en duidelijkheid vormen samen het fundament van effectieve communicatie. Wie de kunst verstaat om glasheldere én vriendelijke boodschappen te brengen, wint het vertrouwen van anderen, bouwt aan duurzame relaties en haalt het beste uit zichzelf en het team. Maar er is een extra, krachtig instrument dat sturing en invloed geeft aan elke samenwerking: het principe ‘Pas toe of leg uit’ (COE, Comply or Explain).

Een van de meest onderschatte sleutels tot constructieve communicatie is het werken met duidelijke criteria. Door vooraf samen te bepalen aan welke voorwaarden een voorstel of beslissing moet voldoen, bied je niet alleen helderheid, maar geef je ook ruimte aan de bestuurder om binnen deze kaders te opereren.

Waarom criteria?

Zorgvuldig geformuleerde criteria creëren een speelveld waarin keuzes gemaakt kunnen worden zonder steeds opnieuw te hoeven onderhandelen over de uitgangspunten. Het voorkomt eindeloze discussies over details, omdat iedereen weet: dit zijn de afspraken waaraan we ons houden. De bestuurder krijgt beleidsvrijheid, maar binnen afgesproken grenzen. Dat geeft vertrouwen en versnelt de besluitvorming tijdswinst voor iedereen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel, je hebt een bepaald wensbeeld voor ogen, maar weet dat de uiteindelijke beslissing bij de bestuurder ligt. Door vooraf samen criteria op te stellen, geef je duidelijk aan wat voor jou essentieel is én waar flexibiliteit mogelijk is. Bijvoorbeeld: “Het voorstel moet binnen het vastgestelde budget blijven, bijdragen aan teamontwikkeling en aansluiten bij de organisatiedoelen. Binnen die grenzen sta je volledig vrij om keuzes te maken die het beste passen.”

Het effect

Deze aanpak voorkomt dat je telkens opnieuw jouw perspectief hoeft uit te leggen of dat de bestuurder zich beperkt voelt in hun mogelijkheden. Er ontstaat ruimte voor wederzijds vertrouwen en respect. Iedereen weet waar die aan toe is, en de kans op verrassingen of teleurstellingen wordt kleiner.

Door te werken met zorgvuldig geformuleerde criteria verbind je precisie aan flexibiliteit. Het is een uitnodiging om constructief samen te werken en zorgt ervoor dat besluiten sneller en met meer draagvlak worden genomen. Zo bouw je aan een samenwerking waarin helderheid, vertrouwen en resultaat hand in hand gaan. 

‘Pas toe of leg uit’ is een eenvoudig, maar krachtig principe: je doet wat is gevraagd of afgesproken, óf je legt schriftelijk uit waarom je daarvan afwijkt. Het dwingt helderheid af en biedt een constructief kader voor besluitvorming. Door dit schriftelijk vast te leggen, ontstaat transparantie en wordt voorkomen dat beslissingen stilzwijgend of op oneigenlijke gronden genomen worden.

Het schriftelijk vastleggen van afspraken, criteria en keuzes is misschien wel het krachtigste middel om invloed uit te oefenen. Het zorgt ervoor dat niet alleen de intenties duidelijk zijn, maar ook de verwachtingen en de gevolgen van handelen. Stel: je maakt samen met de bestuurder afspraken over de kaders waarbinnen een voorstel moet passen. Wordt er afgeweken, dan volgt een schriftelijke toelichting met argumenten. Dit vraagt om zorgvuldigheid, precisie, en het vermogen om je perspectief overtuigend te verwoorden allemaal vaardigheden die bijdragen aan professionele groei en een sterke samenwerking.

• Duidelijkheid: Iedereen weet waar die aan toe is. De afspraken zijn transparant en toetsbaar.

• Vertrouwen: Bestuurders krijgen ruimte om binnen kaders keuzes te maken en af te wijken met een uitleg, die in tweede instantie door de OR wordt beoordeeld.

• Snellere besluitvorming: Doordat de uitgangspunten helder zijn, wordt tijd bespaard geen eindeloze discussies over details, maar focus op de inhoud.

Stel dat je een bepaald wensbeeld voor ogen hebt, maar de uiteindelijke beslissing ligt bij een bestuurder. Door samen criteria te formuleren en schriftelijk vast te leggen, ontstaat een speelveld: binnen deze afspraken kan de bestuurder vrij bewegen. Wijken zij af, dan volgt een schriftelijke uitleg niet als excuus, maar als bewuste verantwoording ter toetsing aan de OR. Dit proces bevordert wederzijds respect en minimaliseert verrassingen of teleurstellingen.

Voorbeeld: “Het voorstel moet binnen het vastgestelde budget blijven, bijdragen aan teamontwikkeling en aansluiten bij de organisatiedoelen. Binnen die grenzen sta je volledig vrij om keuzes te maken die het beste passen. Wijk je af, dan volgt toetsing op de schriftelijke toelichting en motieven.”

Het schriftelijk vastleggen van ‘pas toe of leg uit’ voorkomt ruis, misverstanden en onduidelijkheden. Het nodigt uit tot reflectie en precisie, en stimuleert een cultuur waarin besluiten niet alleen genomen, maar ook gedragen worden. Zo verbindt COE duidelijke afspraken aan flexibiliteit: de bestuurder krijgt beleidsvrijheid, maar altijd binnen transparante kaders van verantwoording en toetsing van de verantwoording.

Door ‘pas toe of leg uit’ consequent toe te passen, versterk je niet alleen je invloed als OR maar bouw je aan een cultuur waarin helderheid, vertrouwen en resultaat centraal staan. Schriftelijke verantwoording dwingt tot zorgvuldigheid, maakt het speelveld zichtbaar en zorgt ervoor dat besluiten sneller en met meer draagvlak worden genomen.

Wie slijmscherp leert communiceren en COE durft toe te passen, legt het fundament voor duurzame samenwerking en constructieve besluitvorming met als resultaat: heldere afspraken, ruimte voor nuance én een organisatie waarin iedereen weet waar die aan toe is.