Waarom duidelijke afspraken essentieel zijn

In de dynamiek van elke organisatie, werken we dagelijks met mensen vanuit verschillende functies, perspectieven en belangen. Een bestuurder denkt anders dan een medewerker op de werkvloer, en een HR-professional heeft vaak een ander beeld van de situatie dan iemand van de werkvloer. Dat is geen oordeel of goed of fout. Dat is logisch. Daarnaast is het ook nog afhankelijk van de mate waarop jij als persoon autonoom bent, privé, in je werk of als OR-lid. Zie mijn vorige artikel Maar het wordt ingewikkeld wanneer we met elkaar afspraken maken, zonder dat we écht weten of we hetzelfde bedoelen.

Iedereen brengt zijn eigen referentiekader mee naar een overleg. Wie gewend is om strategisch te denken, heeft automatisch een ander toekomstbeeld dan iemand die administratief werk doet of juist op de werkvloer werkt. En als je vanuit die verschillende kaders afspraken maakt, zonder expliciet te maken wat je bedoelt, ontstaan er misverstanden.

Neem bijvoorbeeld een overleg waarin meerdere partijen aan tafel zitten: de ondernemingsraad, HR, een bestuurder en een notulist van buitenaf. Wat op papier een heldere afspraak lijkt, wordt in de praktijk door iedereen anders geïnterpreteerd. En dat leidt vaak tot verwarring. Want: wat is er nou écht afgesproken?

Het gebeurt vaker dan we denken: er worden beloftes gedaan, er wordt ja gezegd, maar wat er precies is afgesproken blijft onduidelijk. Dat komt omdat we verwachtingen niet uitspreken of niet toetsen. En als we dat niet doen, krijgen we vroeg of laat te maken met teleurstelling of wrijving.

Wat helpt, is om vóór een overleg alvast goed na te denken over wat je belangrijk vindt. Zet het op papier, benoem je standpunt, en maak je verwachtingen expliciet. Daarmee voorkom je dat een ander je woorden invult of verkeerd begrijpt.

Door helder te zijn over verwachtingen, wordt medezeggenschap niet alleen effectiever, maar ook toegankelijker. Als je als OR of vertegenwoordiger duidelijk kunt uitleggen wat er is besproken en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, creëer je vertrouwen. Het maakt het proces controleerbaar en dat is soms heel prettig, zowel voor jezelf als voor de mensen die je vertegenwoordigt.

Dus: neem de tijd om na te denken over wat je wilt zeggen, formuleer het helder, en zorg dat je gesprekspartner de tijd krijgt om jouw perspectief echt te begrijpen. Duidelijke communicatie maakt samenwerken een stuk eenvoudiger en afspraken waardevoller.

Succes! En wil je hier verder over sparren? Dan weet je me te vinden.