De kracht van OR-werk deel 6; Praktische invulling van de formele functieomschrijving

Wie op papier “OR-lid” is, lijkt één functie te hebben. Maar in de praktijk vervul je er een heleboel tegelijk.

Tijdens een training stelde ik de groep de vraag: welke type functionarissen doen eigenlijk allemaal een stukje OR-werk?

In korte tijd ontstond een lange lijst:

• de communicatiemedewerker die weet wat er speelt in de organisatie

• de bode die overal rondloopt en alles hoort en ziet

• de financiële medewerker die de cijfers kan duiden

• de HR-medewerker die de regels en processen kent

• de staffunctionaris die strategie en adviezen ontwikkelt

• de buitendienstmedewerker die weet wat er buiten gebeurt

• de collega die naar veiligheid kijkt en risico’s kent

• de facilitair medewerker die weet welke plekken veilig of onveilig zijn

• de administratieve medewerker die merkt hoe sociaal veilig het daar is

• de medewerker in de keuken die veel informele signalen opvangt

• en degene die regelmatig bij de directie aan tafel zit

Al deze mensen doen, ieder op hun eigen manier, een stukje van wat we “OR-werk” noemen. Geen wonder dat een OR-lid soms denkt: wat wordt er nu precies van míj verwacht?

Als we naar een formele functieomschrijving van een OR-lid kijken, staat daar iets als:

“ontwikkelen en beoordelen van voorstellen gericht op verbetering van de organisatie in zijn totaliteit.”

Daarbij hoort een adviserende, meedenkende en toetsende rol, als intermediair tussen basis en top van de organisatie. Je bent gesprekspartner van de directeur én je rapporteert aan je achterban. 

De belangrijkste taken die daarbij horen, zijn onder andere: 

• observeren en signaleren van wensen, ideeën en knelpunten in de organisatie en het beleid

• bijdragen aan de ontwikkeling van voorstellen en standpunten

• het doen van voorstellen aan de directie

• beoordelen van voorstellen van de directie

• toezien op de uitvoering van regelingen en afspraken

• overleg voeren op verschillende niveaus in de organisatie

Dat is de “officiële” kant. Maar wat betekent dat concreet, als je kijkt naar al die verschillende functies in de organisatie?

Laten we de formele taken eens koppelen aan de praktijk.

1. Observeren en signaleren

   • De bode, de medewerker in de keuken, de administratieve collega en de buitendienstmedewerker zien en horen dagelijks wat er écht speelt.

   • Zij merken welke afdelingen soepel lopen en waar het schuurt, waar mensen zich wel of niet veilig voelen, waar irritaties ontstaan.

   • Dit is precies de kern van “observeren en signaleren van wensen, ideeën en knelpunten”.

2. Voorstellen en standpunten ontwikkelen

   • De staffunctionaris die strategieën uitwerkt, de financieel medewerker die kan rekenen aan scenario’s, de HR-medewerker die reglementen kent: zij denken al in voorstellen, maatregelen en beleid.

   • In de OR help je om al die verschillende invalshoeken te vertalen naar OR-standpunten: wat vinden wij hiervan als medezeggenschap?

3. Voorstellen doen aan de directie

   • De communicatiemedewerker weet hoe je ideeën helder en begrijpelijk overbrengt.

   • De collega die al vaker bij de directie aan tafel zit, kent de tone of voice en de gevoeligheden.

   • Die kwaliteiten gebruik je in de OR wanneer je “het doen van voorstellen aan de directie” vormgeeft: inhoud én verpakking zijn belangrijk.

4. Beoordelen van voorstellen van de directie

   • De financieel medewerker helpt bij het doorgronden van begrotingen, investeringen en bezuinigingen.

   • HR kan helpen de impact op personeel, arbeidsvoorwaarden en sociale veiligheid te duiden.

   • De mensen op de werkvloer voelen direct of een voorstel praktisch uitvoerbaar is of niet.

   • Zo wordt “beoordelen van voorstellen” een gezamenlijke exercitie, waarin al die rollen zich mengen.

5. Toezien op de uitvoering

   • De buitendienstmedewerker ziet of veiligheidsafspraken buiten écht worden nageleefd.

   • De facilitair medewerker merkt of afspraken over werkplekken, ruimtes en middelen in praktijk uitpakken zoals bedacht.

   • De administratie ziet in de dagelijkse praktijk of regelingen werken of tot frustratie leiden.

   • Dit is “toezien op de uitvoering van regelingen en afspraken” in zijn meest concrete vorm.

6. Overleggen op verschillende niveaus

   • De OR spreekt met de directie, maar ook met HR, leidinggevenden, collega’s op de werkvloer en soms externe partijen.

   • Iedereen die gewend is te schakelen tussen verschillende groepen (communicatie, staffunctionaris, leidinggevenden, coördinatoren) herkent dit: je vertaalt, verbindt en zoekt naar wederzijds begrip.

Als je dit allemaal bij elkaar optelt, wordt duidelijk: OR-werk is geen simpele “vergaderfunctie”.

Je combineert:

• waarnemen (op de werkvloer, in de cijfers, in beleid)

• analyseren (wat ís hier nu echt aan de hand?)

• vertalen (naar standpunten, voorstellen en vragen)

• onderhandelen en beïnvloeden (in het overleg met de directie)

• bewaken en volgen (is afgesproken ook echt afgesproken, en gebeurt het ook zo?)

Dat is een bundel van rollen die in de organisatie normaliter verdeeld zijn over veel verschillende functies. Het is dus heel logisch dat je niet vanaf dag één precies weet wat de verwachting is. Je doet iets wat in de organisatie anders verspreid ligt over communicatie, HR, financiën, facilitair, lijnmanagement en werkvloer.

De functieomschrijving noemt ook een aantal eigenschappen: een open oog voor het reilen en zeilen van de organisatie, interesse in organisatievraagstukken en sociaal beleid, mondeling vaardig, respectvol naar anderen, zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken, resultaatgericht, sociaal voelend, leergierig en nieuwsgierig. 

Als je dit naast de praktijk legt, herken je veel van deze eigenschappen in de eerder genoemde functies:

• De bode, keukenmedewerker en facilitair collega hebben vaak dat “open oog” en sociale antenne.

• De staffunctionaris en HR-medewerker zijn gewend aan organisatievraagstukken en beleid.

• De communicatiemedewerker is mondeling vaardig en weet hoe je een verhaal vertelt.

• De financieel medewerker is resultaatgericht en analytisch.

• De mensen in de administratie en buitendienst hebben dagelijks contact met veel collega’s en zijn sociaal voelend.

Met andere woorden: veel van wat een OR-lid “zou moeten kunnen”, bestaat al in de organisatie. In de OR bundel je al die kwaliteiten. Jij hoeft dus niet alles zelf te kunnen, maar wel te weten wie welke kwaliteit heeft – binnen én buiten de OR.

Het dagelijks bestuur: sturen, organiseren en faciliteren

Dan is er nog een specifieke groep binnen de OR: het dagelijks bestuur (voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, ambtelijk secretaris).

Zij hebben naast de “gewone” OR-taken ook een soort mini-managementrol:

• sturen: zorgen dat de OR koers houdt

• organiseren: agenda’s, vergaderingen, informatie, processen

• faciliteren: zorgen dat OR-leden hun rol kúnnen pakken, met tijd, informatie en ondersteuning

Niet iedere OR-lid heeft in het dagelijks werk een leidinggevende functie. Dus als je in het DB stapt, doe je vaak iets dat nieuw is. Ook dat is weer typisch voor OR-werk: je ontwikkelt vaardigheden die verder gaan dan je reguliere functieprofiel.

Omdat het OR-werk zoveel verschillende rollen omvat, is het verstandig om als OR en als individueel lid helder te krijgen:

• wat je al meebrengt (ervaring, kennis, netwerk)

• wat er van je verwacht wordt in de rol als OR-lid

• wat je nog mist en wilt ontwikkelen

Dat betekent dat je samen keuzes maakt:

• Als je weinig tijd hebt, welke rol pak je dan wél en welke niet?

• Als je veel kennis hebt over een onderwerp, hoe zet je die dan slim in zonder alles zelf te hoeven doen?

• Als je merkt dat je een vaardigheid mist (bijvoorbeeld financiën, HR-recht of communicatie), hoe ga je dat organiseren? Training, coaching, kennis bij andere collega’s ophalen?

De functieomschrijving helpt dan als kompas: zij beschrijft de kern van het OR-werk. Jullie praktijk – met bode, keuken, HR, financiën, buitendienst, directie – geeft kleur en invulling aan die kern.

De functieomschrijving benoemt als beloning onder andere: meer kennis van de organisatie, vaardiger worden in spreken voor groepen, vergaderen en onderhandelen, verbreding van je dagelijkse werk en contact met diverse mensen in verschillende posities. 

Dat sluit naadloos aan bij de praktijk:

• Je leert de organisatie beter kennen dan de meesten.

• Je ontwikkelt vaardigheden waar je in je gewone werk ook profijt van hebt.

• Je bouwt een netwerk op binnen de hele organisatie.

Zie het OR-werk als een mozaïek: de formele functieomschrijving vormt het frame, al die verschillende functies in de organisatie zijn de steentjes.

Als OR-lid verbind je die steentjes met elkaar, zodat er een compleet beeld ontstaat van wat er speelt én wat er nodig is.

En precies dát is de kracht van de OR: vanuit al die perspectieven samen werken aan verbetering van de organisatie als geheel.