AI-Tools voor de Ondernemingsraad: Een Handleiding voor Effectief Gebruik

Inleiding

Als lid van de ondernemingsraad (OR) is het uw taak om de belangen van medewerkers te behartigen en strategisch advies te geven aan de bestuurder. Moderne technologie, zoals generatieve AI-tools, kan deze verantwoordelijkheden ondersteunen door taken te vereenvoudigen en te versnellen. Dit artikel biedt een handleiding voor het effectief en veilig inzetten van AI-tools in uw OR-werk, met een focus op het formuleren van nauwkeurige instructies en het waarborgen van compliance met privacywetgeving.

De meerwaarde van generatieve AI voor de OR

Generatieve AI, zoals geavanceerde taalmodellen, kan nieuwe inhoud genereren op basis van specifieke instructies. In tegenstelling tot traditionele zoekmachines, die bestaande informatie ophalen, creëert AI originele output zoals conceptbrieven, samenvattingen of analyses. Voor de OR biedt dit mogelijkheden zoals:

• Het opstellen van concrete adviesbrieven;

• Het analyseren en samenvatten van beleidsdocumenten;

• Het voorbereiden van vergaderingen en het formuleren van voorlopige standpunten aan de bestuurder;

• Het communiceren met de achterban in heldere, toegankelijke taal.

AI is echter geen vervanging van uw expertise, maar een hulpmiddel dat uw werk efficiënter maakt, mits zorgvuldig gebruikt.

Juridische en privacyoverwegingen

Het gebruik van AI-tools vereist strikte aandacht voor privacy en gegevensbescherming, gezien de vertrouwelijke aard van OR-werk. Hier zijn de belangrijkste aandachtspunten:

• Gegevensverwerking: Gratis AI-tools gebruiken vaak ingevoerde gegevens om hun modellen te trainen. Deze kan je gebruiken als je gebruik maakt van de begrippen als OR, bestuurder, achterban, Organisatie XYZ. Dit is onacceptabel voor OR-werk als je persoonlijke of specifieke kenmerken van je organisatie toevoegt, voor dat soort zaken is vertrouwelijkheid essentieel is. Gebruik dan uitsluitend tools met een enterprise-licentie die expliciet garanderen dat gegevens niet voor training worden gebruikt en voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• Serverlocatie: Controleer waar gegevens worden opgeslagen. Tools die data verwerken op servers buiten de EU (bijvoorbeeld in de VS) moeten AVG-compliant zijn. Enterprise-versies van tools zoals Microsoft Copilot bieden vaak opties om data binnen de EU te houden.

• Intern beleid: Overleg met uw IT-afdeling en stel een OR-specifiek beleid op voor AI-gebruik. Dit beleid moet richtlijnen bevatten over welke tools zijn toegestaan, hoe gevoelige informatie wordt beschermd en wie verantwoordelijk is voor naleving.

Aanbeveling: Vermijd het invoeren van herleidbare of gevoelige gegevens in AI-tools, tenzij de tool expliciet is goedgekeurd door uw organisatie.

Het formuleren van effectieve AI-instructies

Om AI-tools optimaal te benutten, is het essentieel om duidelijke en gestructureerde instructies te geven. Een effectieve instructie bestaat uit vijf componenten:

• Context: Beschrijf de situatie in algemene termen, zonder vertrouwelijke details. Bijvoorbeeld: De OR van een zorginstelling met 500 medewerkers adviseert over een nieuwe dienstroosterregeling.

• Rol: Definieer de rol die de AI moet aannemen, bijvoorbeeld: U bent een juridisch adviseur gespecialiseerd in medezeggenschapsrecht of U bent een communicatiespecialist voor OR-communicatie.

• Toon: Bepaal de gewenste toon, zoals: Professioneel en constructief of Toegankelijk voor een breed publiek.

• Formaat: Geef aan hoe het resultaat eruit moet zien, bijvoorbeeld: Een formele brief van maximaal één A4 of Een tabel met voor- en nadelen.

• Taak: Specificeer exact wat u verwacht, zoals: Stel een conceptadvies op of Formuleer voorlopige standpunten voor de bestuurder.

• Eigen begrippen toevoegen: gebruik “voorlopig standpunt obv voorlopige informatie”, gebruik retorische vragen om zaken te stellen vraag om een uitleg via de omgekeerde bewijslast.

Praktische voorbeelden van AI-instructies

Hieronder volgen enkele juridisch verantwoorde voorbeelden van instructies die u direct kunt gebruiken:

1. Analyse van een beleidsvoorstel

Instructie:
U bent een juridisch adviseur met expertise in de Wet op de ondernemingsraden. Onze OR van een productiebedrijf met 400 medewerkers heeft een voorstel ontvangen over hybride werken (2 dagen thuis, 3 dagen kantoor; €2,50 dagvergoeding; verplichte kantoordagen op maandag, dinsdag en vrijdag). Analyseer dit voorstel en lever: (1) een samenvatting van de belangrijkste punten; (2) juridische aandachtspunten onder de WOR; (3) vijf voorlopige standpunten voor de bestuurder. Presenteer dit in bullet points, met een professionele en analytische toon.

2. Conceptadviesbrief

Instructie:
U bent een ervaren OR-secretaris. Onze OR adviseert over een nieuwe regeling voor werktijden. We waarderen de geboden flexibiliteit, maar maken ons zorgen over werkdruk en compensatie voor overwerk. Schrijf een formele adviesbrief van maximaal 1,5 A4, die waardering uitspreekt, zorgen constructief benoemt, en concrete verbetervoorstellen doet. Gebruik een professionele, oplossingsgerichte toon.

3. Vergadervragen formuleren

Instructie:
U bent een OR-lid met focus op arbeidsrecht en medewerkersbelangen. Onze OR bespreekt een nieuw beoordelingssysteem gebaseerd op digitale feedback. We hebben zorgen over privacy en toegankelijkheid. Formuleer 10 kritische vragen, verdeeld over privacy (3), implementatie (3), en impact op medewerkers (4), in een genummerde lijst. Gebruik een respectvolle, maar grondige toon.

4. Communicatie met de achterban

Instructie:
U bent een OR-lid verantwoordelijk voor communicatie. We hebben een akkoord bereikt over een nieuwe reiskostenregeling (verhoging naar €0,25/km, maar een maximum van €150/maand voor ov). Schrijf een intranetbericht van maximaal 200 woorden dat de regeling samenvat, voor- en nadelen benoemt, en collega’s oproept om feedback te geven. Gebruik een toegankelijke, informele maar duidelijke toon.

5. Notulen opstellen

Instructie:
U bent een professionele OR-notulist. Zet mijn aantekeningen van een vergadering over een thuiswerkregeling om in gestructureerde notulen. De aantekeningen bevatten discussie over vergoedingen en arbo-verantwoordelijkheid. Lever: (1) een overzicht van aanwezigen; (2) samenvattingen per agendapunt; (3) besluiten in kaders; (4) een actielijst met verantwoordelijken en deadlines. Gebruik een zakelijke, feitelijke toon.

Aanbevelingen voor veilig en effectief gebruik

• Beleid opstellen: Ontwikkel een OR-specifiek AI-gebruiksprotocol dat voldoet aan AVG-regelgeving. Betrek de ambtelijk secretaris en IT-afdeling hierbij.

• Prompt-bibliotheek: Bewaar effectieve instructies voor hergebruik en deel deze binnen de OR.

• Begin met je eigen kleine taken: Begin met niet-vertrouwelijke taken, zoals het opstellen van een memo, agenda’s of algemene brieven.

• Controleer output: AI kan onnauwkeurigheden bevatten. Verifieer feitelijke en juridische juistheid altijd.

• Menselijke expertise: Gebruik AI als startpunt, maar voeg uw kennis van de organisatie en haar dynamiek toe.

• Spreek in wat je uitgeschreven wil hebben. Zo krijg je de eigen input voor de memo of dat bericht dat je wil schrijven. Dat maakt het persoonlijk en eigen.

Conclusie

Generatieve AI kan de OR helpen om efficiënter en professioneler te werken, mits gebruikt met juridische zorgvuldigheid en duidelijke instructies. Door privacy voorop te stellen en effectieve instructies te formuleren, kunt u AI inzetten als een waardevolle assistent. Begin met eenvoudige taken en bouw een gedeelde kennisbank op binnen uw OR. Uw expertise blijft echter leidend: AI ondersteunt, maar u bepaalt de koers.