Verras je bestuurder

Verras je bestuurder of niet?

‘Dit willen we zeker aan de bestuurder vragen’, ‘Ik ben benieuwd hoe hij daarop reageert’ veel gehoorde opmerkingen van OR-leden in de voorbereiding van een overlegvergadering.

‘Daar kom ik op terug’, ‘Dat neem ik mee’,

Dit zijn veel genotuleerde antwoorden op diezelfde vraag van de OR.
Naar mijn idee een voor beiden weinig tot tevredenheid stemmende actie-reactie. Maar hoe kom je nu verder?

Serieus met elkaar in gesprek

Vanuit het perspectief van je overlegpartner of je nu aan de ene kant of de andere kant van de tafel zit wil je eigenlijk zo serieus mogelijk met elkaar in gesprek.  Met name over de onderwerpen die ertoe doen en die voor jullie beiden belangrijk zijn. Want uitstel van een antwoord daar zit je niet op te wachten, maar een ondoordacht antwoord om maar van de vraag af te zijn stemt ook niet tot tevredenheid.

Hoe doorbreek je deze situatie en welke stappen zijn daarvoor nodig?

Stap 1: Bepaal vooraf duidelijk wat je voorlopige mening is over een onderwerp.
Stap 2: Stel minstens 5 argumenten, in bullets vast die jullie voorlopige mening onderbouwen.
Stap 3: Zorg dat jullie onderwerp en de argumenten gedragen worden door de achterban.
A.   (Dit doe je door met die collega’s over dat onderwerp met maximaal 2 argumenten te spreken)
B.   (Bespreek het ook met andere MT leden om te toetsen hoe zij dit vinden)
Stap 4: Meld het onderwerp aan voor de agenda van de overlegvergadering (met de bestuurder dus).
Stap 5: Dien de onderbouwing in op papier voorafgaande de vergadering. Zorg dat jullie allemaal goed op de hoogte zijn van jullie voorlopige mening en de argumenten.
Stap 6: Bespreek het met elkaar, wissel ideeën uit, zoek actief naar overeenkomsten en vraag naar een inhoudelijke reactie van de bestuurder.
Stap 7: Communiceer de inhoudelijke reactie/gezamenlijke conclusies naar de achterban.

Het geheim

Wat is nu het geheim van deze methode: de bestuurder weet vooraf wat jullie van hem willen en op welke punten jullie willen ingaan. Zo verras je de bestuurder niet en zal hij makkelijker inhoudelijk ingaan op jullie punten.
Tevens helpt deze methode jullie om je inhoudelijk goed voor te bereiden waardoor de bestuurder ervaart dat het voor jullie een serieus onderwerp is. Tenslotte kan je op deze manier ook de bestuurder aanspreken op het tijdig en vooraf aanleveren van inhoudelijke informatie. Tenslotte doet: ‘goed voorbeeld, goed volgen’.

Geef een reactie!

Ik hoop dat jullie wat hebben aan dit stappenplan. Heb je aanvullingen laat het hieronder dan even weten!

Dank voor je reactie

Vond je dit interessant? Klik dan op de knoppen hieronder om het te delen met je netwerk. En laat hieronder een reactie achter!

Over de auteur

Hielke Boersma is oprichter, trainer en adviseur bij HBU Training en advies. Hij is gespecialiseerd in medezeggenschapsvraagstukken.