Structuur van het OR werk en het werk van het DB

Structuur van het OR werk en het werk van het DB

De jaarcyclus, jaarplanning/meerjarenplanning voor structuur van het OR werk en de het werk van het DB

1. Inventariseren van lopende en andere onderwerpen die de OR wenst op te pakken (tijdens een dag of meerdaagse training)
2. Prioriteiten stellen en evaluatiemomenten die er aan komen vastleggen
3. Opstellen van een jaaragenda met OV en OR vergadering (data vastleggen)
4. Opstellen van een inhoudelijke agenda op basis van de input van de hele OR en de jaarplanning (Wie, doet Wat, Wanneer is het klaar voor de OR, en wanneer wordt in de OV besproken) 
5. Evaluatie van het jaarplan en her-prioritering

 
De maandplanning 

1. Opstellen van de maandplanning (vanaf de jaarplanning)
2. Concreet op inhoud vaststellen wat nodig is voor deze maand.
3. Terugblik op de vorige maand (wat is gedaan en wat staat nog open) 
4. Vooruitblik op de volgende maand (wat komt eraan en wat staat nog niet op de planning).
5. Bespreken van de voortgang van de diverse lopende zaken bij het DB en de OR-leden. Bepalen wat er nodig is en hierop actie ondernemen (interne deskundigheid, hulp, ander OR-lid, extern).
6. Volgen van de voortgang van de OR-leden (tijdsbesteding, persoonlijke ontwikkeling, deskundigheidsbevordering)

Voorbereiding van de vergadering en de agenda voor structuur van het OR werk en het werk van het DB

1. Checken of de werkgroepen hun werk gedaan hebben.
2. Opstellen van de concept agenda en vragen van input aan de bestuurder.
3. Bespreken van de conceptagenda en de doelen per onderwerp met OR en bestuurder.
4. Check op het voorbereiden van een voorlopig standpunt in OR en OV door de werkgroep of de OR.
5. Vaststellen agenda en versturen en (publiceren voor OV) van de agenda.
6. Organiseren van vergaderruimte.
7. Voorbereiden van de vergadering met doelen en strategie.

Vergadering 

1. Leiden van de vergadering (gericht op de inhoudelijke kant, de bedoeling van de medezeggenschap).
2. Inhoudelijk en procesmatig sturen afhankelijk van het onderwerp.
3. Zorgen voor een goede sfeer.
4. Personen laten uitpraten en niet door elkaar laten praten.
5. Rondjes maken en BOB volgen.
6. Besluitvorming organiseren en Wie, Wat, Wanneer vastleggen
7. Vragen of de besluiten correct zijn vastgelegd en de notulist steunen en volgen.
8. Goede afspraken maken over het vervolg en die vervolgstap helder bespreken.
9. …..
10. ….. 

Nabereiding /nazit

1. Na de vergadering blijven zitten om te evalueren.
2. Er wordt ALLEEN procesmatig en procedureel geëvalueerd!
3. Hoe ging de uitvoering ten opzichte van de voorbereiding?
4. Welke punten hebben we wel gehoord maar zijn wellicht onvoldoende vastgelegd?

Evaluatie en aanpassing (PDCA-cirkel: Plan, Do, Check, Adept)

1. Elk halfjaar wordt gekeken en besproken welke punten uit het plan verlopen op basis van de geplande activiteit en de uitvoering ervan. Wat moet er aangepast worden en wat kan doorgaan. Welke onderwerpen moeten worden geëvalueerd?
2. Eens per jaar wordt met de bestuurder (eventueel onder begeleiding) gesproken over de voortgang en de manier waarop de samenwerking verloopt. 
3. Elk halfjaar wordt met de OR-leden gesproken over de persoonlijke ontwikkeling en de manier van werken binnen de OR. Wat hebben ze nodig om het beter te gaan doen, als professioneel medezeggenschapper.
4. Tevens volgt het DB zelf op deze manier haar eigen ontwikkeling. Dus ook voor het DB geldt deze cyclus.

Werkverdeling en verantwoordelijkheid voor elk OR-lid

1. Het DB bespreekt onderstaande werkwijze met de OR-leden en stelt zich continu coachend op ten opzichte van de OR-leden en zichzelf. 
2. Elk OR-lid streeft ernaar om professioneel medezeggenschapper te worden. Op basis van deze ambitie neemt hij/zij de verantwoordelijkheid over zijn eigen OR-werk. De benodigde taken worden verdeeld binnen de OR tijdens een vergadering. Vervolgens zal eenieder zijn best doen om de taak die hij opgenomen heeft te volbrengen. 
3. Als dat niet lukt is het de verantwoordelijkheid van het OR-lid om binnen de grenzen van zijn eigen handelen aan te geven wat er nodig en welke handelingen hij ondernomen heeft om de opgenomen werkzaamheden uit te voeren. 
4. Tijdgebrek en kennisgebrek zijn veel gehoorde redenen om werkzaamheden niet uit te voeren. Een professioneel medezeggenschapper weet hier op de juiste manier vorm aan te geven. En op deze manier zijn tijdsbesteding te kunnen verantwoorden aan zijn achterban die hem gekozen heeft. 
5. DB en OR leggen gezamenlijk verantwoording af aan de achterban. 

Relatie met de bestuurder en HPO om meer resultaat te halen uit de structuur van het OR werk en het werk van het DB.

1. Formeel informeel overleg stimuleren.
2. Relatie opbouwen en onderhouden.
3. Frequentie van informeel overleg en afstemming met de OR.
4. Hoe verkoop je het aan de achterban?
5. Vraagpunten bij dit punten?

Werken volgens het 4 stappenplan

Deze methode is gebaseerd op een tweetal maatschappelijke ontwikkelingen: decentralisatie en terug naar de kern van de organisatie. Deze ontwikkelingen kom je tegen in het Rijnlands denken en focus op de bedoeling, voortkomend uit de theorie van de Verdraaide organisaties.

Ook als OR kan je met behulp van deze theorie terug naar het doel van de medezeggenschap. In de bijlage Inhoudelijk werken, de vragen en het schema, wordt hier dieper op ingegaan. 

 Als je bovenstaande stappen volgt kom je gegarandeerd tot meer structuur van het OR werk en  het werk van het DB